Manual de procedimientos basado en la ISO 15489 para la optimización de la gestión documentaria de la Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional Tecnológica de Lima Sur - Villa El Salvador 2024

Abstract

La gestión documental es importante para el buen funcionamiento de las organizaciones, motivo por el cual resulta relevante tomar en cuenta en el ámbito académico, donde la correcta administración de la información puede influir en gran medida con la calidad de los servicios y la toma de decisiones. En este contexto, la Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas (EPIS) de la Universidad Nacional Tecnológica de Lima Sur (UNTELS), ubicada en Villa El Salvador, enfrenta desafíos relacionados con la formalización y optimización de su sistema de gestión documental. Aunque existen procedimientos establecidos, estos carecen de estandarización y un marco normativo claro que facilite su implementación efectiva. La ausencia de un manual de procedimientos adecuado limita la gestión administrativa y afecta la calidad de los servicios ofrecidos a estudiantes, docentes y personal administrativo. Este trabajo de suficiencia profesional tiene como objetivo principal la elaboración de un manual de procedimientos basado en la norma ISO 15489, orientado a optimizar la gestión documentaria de la EPIS de la UNTELS para el año 2024. La investigación abarca el análisis de los procedimientos actuales y propone una solución estructurada para mejorar el manejo de documentos, minimizar riesgos asociados con la pérdida o confusión de información, y optimizar tiempos de respuesta. Se utilizará la metodología DIRKS (Defining, Classifying, Retaining, and Storing), alineada con la ISO 15489, para desarrollar un manual que brinde claridad y eficiencia al proceso de gestión documental. Los resultados preliminares indican que el personal administrativo que laboran directamente con la gestión documentaria consideran la implementación de este manual como una medida positiva, ya que contribuiría a la estandarización de documentos y la mejora en la calidad del servicio.