El Programa De Control De Documentos Archivísticos Como Base De La Gestión Documental En El Ministerio De Comercio Exterior Y Turismo

Abstract

En los últimos años la Gestión Documental se ha convertido en una actividad relevante en las unidades administrativas y/o orgánicas de entidades públicas que solventan su propio reglamento admitido, por la cual el gobierno por medio del Sistema Nacional de Archivos exige cada vez más control en la documentación que se emiten.

Conforme al continuo ejercicio de actividades de las unidades orgánicas de entidades públicas se han desarrollado herramientas de gestión documental que facilitan al usuario a gestionar el ordenamiento documental física y digital y de manera fácil e intuitiva; como lo es el Programa de Control de Documentos Archivísticos. Muchas entidades públicas no cuentan con el Programa de Control de Documentos Archivísticos estructurado o en su conjunto no lo tienen implementado, por lo que se presentan problemas de pérdida de documentos muy importantes que deberían estar en custodia, eliminación de documentos que pueden ser actualmente utilizables, además que no tienen un instrumento que les favorezca en identificar rápidamente las series documentales que cuenta cada unidad orgánica, etc., lo que produce demora en la atención de requerimientos de servicios archivísticos.

En el presente trabajo de investigación se realizó un análisis y diseño de herramientas de gestión documental: El Programa de Control de Documentos Archivísticos, establecido por el Archivo General de la Nación (AGN) con el propósito de realizar el diseño de mejora en los procesos técnicos archivísticos, de tal manera el estudio selectivo debido a la magnitud del trabajo investigativo, se realiza en el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, ya que el problema radica en la documentación que éstos mantienen y custodian en su poder y no se encuentra adecuadamente estructurado, organizado y controlado. Para aportar con una mejora al optimizar los procesos en la gestión de los documentos, se propone El Programa de Control de Documentos Archivísticos.